Saat usahamu mulai berkembang dan memerlukan lebih banyak stok barang dari supplier buat memenuhi permintaan pelanggan, sebaiknya kamu memiliki sistem pemesanan yang tertata. Kalau kamu hanya mengandalkan komunikasi lisan atau chat, risiko kesalahan pencatatan justru akan meningkat. Nah, di sinilah purchase order (PO) bisa membantumu! Memangnya, apa yang dimaksud dengan PO dan apa saja manfaatnya untuk kesuksesan jangka panjang usahamu? Yuk, kita kupas tuntas bersama-sama di sini!
Apa Itu Purchase Order?
Purchase order adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok untuk memesan barang/jasa dalam jumlah dan harga tertentu. PO biasanya mencantumkan detail seperti nama barang, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran. Jadi, dokumen ini merupakan kontrak tertulis untuk memastikan ulang kesepakatan bisnis antara pembeli dan pemasok.
Fungsi Purchase Order
Kenapa purchase order itu penting untuk manajemen operasional usahamu? Ini dia fungsi utamanya:
Bukti pesanan dan bukti hukum
PO berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa kamu telah memesan barang atau jasa dengan detail yang jelas. Kalau terjadi masalah, misalnya barang tidak dikirim sesuai pesanan, kamu bisa menggunakan PO sebagai bukti untuk proses pengembalian produk dan uang. Selain itu, dokumen ini juga bisa menjadi dasar hukum kalau ada miskomunikasi dalam transaksi dengan pemasok yang harus diselesaikan melalui proses arbitrase atau pengadilan.
Mencegah kesalahan input transaksi
Tanpa PO, kesalahan dalam jumlah pesanan, jenis barang, atau harga bisa lebih sering terjadi. Tapi, kalau kamu sudah membuat purchase order secara mendetail sebelum melakukan transaksi, pemasok bisa menyesuaikan pengiriman sesuai dengan pesanan yang sudah kamu minta. Pada akhirnya, ini juga membantu menghindari kesalahpahaman antara tim pembelian dan pemasok yang berpotensi merusak hubungan profesional dalam jangka panjang.
Mempermudah pelacakan pesanan
Ketika usaha kamu semakin besar, kamu pasti akan melakukan banyak transaksi pembelian. Kalau kamu hanya mengandalkan pelacakan secara manual tanpa purchase order, kamu lebih berisiko kesulitan melacak pesanan yang sudah dibuat, serta apakah barang sudah diterima atau belum. Jadi, dengan adanya PO, kamu bisa lebih mudah mengatur stok dan menghindari kehabisan barang atau memesan barang yang stoknya sudah berlebih.
Membantu proses pembuatan laporan keuangan
Apa pun bidang usahamu, kamu perlu mencatat setiap pengeluaran dengan rapi. Hal ini akan mempermudah tim keuangan mengaudit transaksi dan memastikan semua pembayaran sesuai dengan detail pesanan. Selain itu, kamu juga tidak perlu menghabiskan banyak waktu saat harus menganalisis kesehatan finansial usaha.
Lantas, bagaimana purchase order bisa membantu? Dengan dokumen ini, kamu dapat mendokumentasikan setiap transaksi secara lebih akurat karena semua detail sudah ada di satu dokumen. Jadi, kamu tidak perlu mengumpulkan dokumen yang berbeda dan tercecer.
Baca juga: Ini Dia Format Laporan Keuangan yang Mudah Dibuat
Tipe Purchase Order
Apa saja jenis purchase order yang lazim digunakan di dunia usaha? Berikut adalah daftarnya supaya kamu bisa memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan usahamu:
- Standard Purchase Order: Tipe PO yang paling umum digunakan untuk pembelian satu kali dengan jumlah, harga, dan jadwal pengiriman yang sudah ditentukan.
- Purchase Order Terencana (Planned): Digunakan untuk pembelian yang direncanakan dengan detail barang dan harga sudah ditentukan, tapi jadwal pengiriman masih fleksibel.
- Blanket Purchase Order: Cocok untuk pesanan dalam jumlah besar dengan pengiriman bertahap dalam periode tertentu, tetapi harga dan syarat sudah disepakati sebelumnya.
- Contract Purchase Order: Digunakan untuk pembelian jangka panjang dengan pemasok, tetapi detail spesifik pesanan baru ditentukan dalam PO berikutnya.
Agar purchase order lebih akurat dan bisa semakin membantumu mengelola usaha, sebaiknya kamu memperhatikan sejumlah hal ketika membuat dokumen tersebut. Pertama, jangan lupa cantumkan spesifikasi produk dengan jelas agar pemasok tidak salah dalam pengiriman. Verifikasi juga harga dan jumlah barang sebelum mengirimkan PO untuk menghindari kesalahan dalam transaksi.
Tak kalah penting, jelaskan waktu pengiriman sespesifik mungkin agar barang tiba tepat waktu, dan begitu juga dengan metode pembayaran yang disepakati supaya tidak terjadi kesalahan transaksi. Terakhir, simpan semua salinan PO dengan rapi di satu tempat terpadu–baik yang fisik maupun digital–sebagai referensi untuk semua komunikasi ke depannya.
